Deskripsi Tugas dan Tanggung Jawab General Affair (GA) - General Affair (GA) atau Divisi Umum adalah supporting unit yang bertujuan memberikan pelayanan-pelayanan kepada unit-unit kerja lain. Bahkan pada umumnya, GA melayani seluruh unit kerja di perusahaan (bersifat shared service) dalam hal administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin kantor. Tugas seorang GA sungguh sangat kompleks karenanya biasa disebut "Job Matrix" yang mana kadangkala dalam satu waktu seorang GA dituntut menyelesaikan beberapa permasalahan.
Aspek & ruang lingkup pekerjaan di General Affair
• Building Management, Asset management
• Pelaksanaan keamanan Satpam/Security dan ketertiban, kebersihan
• Pengurusan kendaraan perusahaan dan fasilitas pool
• Mengurus berbagai perijinan, dan kehumasan, operasional, dll
• Pengurusan Tenaga Kerja Asing
• Cleaning Service dan penanganan limbah
• Recepsionist dan operator telepon, serta keluar masuk Tamu
• Kantin, Laundry & Mess Perusahaan
• Alat Tulis Kantor (ATK)
• Insurance Management/ jaminan kesehatan/hari tua
• Pemeliharaan kesehatan, safety dan pelaksanaan K3 bagi seluruh karyawan
• Penanganan Listrik, Air dll.
• Pelaksanaan event khusus
• Pengelolaan Cleaning Service & Office Boy / Office Girl
• Outsourcing Management / Labour Suply / Tenaga Kerja Kontrak (Bagaimana melakukan, memilih dan membuat kerjasama outsourcing)
• Penanganan tamu Penting (Tamu VVIP, VIP, Instansi Pemerintah, Auditor Perusahaan, Demonstrasi / Unjuk Rasa)
Spesifikasi Jabatan
1. Pendidikan SMU/Sederajat Atau berpengalaman +/- 5 tahun di bidang General Affairs.
2. Mengerti dan memahami peraturan dan perundangan yang berlaku serta proses pengurusannya
3. Memiliki kemampuan untuk merencanakan Jadwal Pemeliharaan fasilitas Kantor dan memperbaiki kerusakan.
4. Memiliki kemampuan untuk merencanakan Jadwal Inspeksi Asset Perusahaan dan melaporkan ke FAA Dept.
5. Memiliki kemampuan untuk mengamankan fasilitas Perusahaan dan Asset Perusahaan.
Ringkasan Pekerjaan
Melakukan pengurusan seluruh perijinan yg dibutuhkan oleh perusahaan, menjaga hubungan baik dengan
lingkungan sekitar perusahaan dan dengan pemerintah daerah setempat, melakukan pencatatan dan pelaporan
Asset Perusahaan, melakukan pemeliharaan dan perbaikan sarana kantor, dan memastikan ketersediaan
kebutuhan kantor, serta pengamanan Fasilitas kantor dan asset perusahaan.
Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab terhadap pemenuhan perijinan yang diperlukan perusahaan.
2. Bertanggung jawab terhadap terpeliharanya hubungan baik dengan lingkungan sekitar Perusahaan.
3. Bertanggung jawab terhadap pelaporan secara periodik keberadaan dan kondisi asset perusahaan.
4. Bertanggung jawab terhadap terpeliharanya fasilitas kantor.
5. Bertanggung jawab terhadap ketersediaan kebutuhan stationary .
6. Bertanggung jawab terhadap keamanan seluruh fasilitas kantor dan asset perusahaan.
Wewenang
1. Tergantung dari Kebijakan Perusahaan.
Indikator Kinerja
1. Ketersediaan Ijin yang diperlukan perusahaan dan terjaganya hubungan dgn lingkungan sekitar perusahaan.
2. Ketepatan laporan Asset perusahaan ke FA Dept.
3. Ketersediaan Stationary yg dibutuhkan perusahaan.
4. Terpeliharanya Fasilitas pendukung di kantor.
5. Terpeliharanya Keamanan Fasilitas kantor dan asset perusahaan.
Demikian gambaran tugas dan tanggung jawab General Affair atau Divisi Umum. Semoga membantu.
Sumber:
PortalHR.com
generalaffair.multiply.com
itawidyawati.net
